壹、宗旨
國立中正紀念堂管理處（以下簡稱本處）為完備典藏作業制度，特訂定本要點。
貳、主管單位
本要點由研究典藏組負責執行。
參、蒐藏範圍
本處蒐藏主要以符合本處蒐藏目標之下列物件為範圍：
一、蔣中正總統紀念文物史料。
二、藝文作品。
除另有法令規定外，依本要點辦理。
肆、蒐藏目標
為能更完整建構蔣中正總統之相關文史資料，以符合現階段計畫性研究發展所需，本處現階段蒐藏目標為：
一、蒐集蔣中正總統與我國近代史相關之文物史料及藝文作品。
二、基於本館籌劃與蔣中正總統相關研究主題或基於教育專案之目的，所需獲得之文物史料及藝文作品。
三、符合本處紀念蔣中正總統之核心價值及品牌形象之文物史料及藝文作品。
伍、藏品徵集
一、本處所稱藏品係指由政府撥交或贈送、社會捐贈、價購或其他方式取得， 經本處典藏審議會審議明定為典藏、館藏、收藏，並為本處所有者。經審議為不予收藏者，本處得運用於公益所需。
二、所取得之藏品需符合下列條件：
(一)符合本處蒐藏範圍。
(二)具備研究價值。
(三)狀況保持良好。
(四)凡涉及生態或文化資產相關規定，應報請主管機關核准。
(五)來源明確、產權清楚及合法取得，且對其使用或處置無限制條件。
(六)捐贈品應附有合法之讓渡證明或捐贈聲明書等文件，並應審慎估算其價值。
三、本處鼓勵社會捐贈，捐贈作業依下列規定辦理：
(一)捐贈者填具「捐贈者簡歷及作品資料表」（附件一）和「捐贈聲明書」（附件二）送交本處。
(二)捐贈資料經本處評估彙整後，符合本處徵集條件者，提請典藏審議會 審議。
(三)典藏審議會召開前，捐贈者將作品送至本處。
(四)經典藏審議會審議通過入藏者，本處開立感謝狀（函）（附件三）為原則，倘需開立價格證明，依文化部「政府機關(構)接受具文化資產價 值之文物捐贈注意事項」相關規定辦理。
(五)經審議通過入藏者，捐贈者不得撤銷該捐贈行為。經審議列為不予收 藏者，本處以書面通知結果並原件返還。但因故或有特殊情形者不在 此限。
(六)前款但書規定，本處得運用為教育、展示或其他公益用途。
四、有關本處藏品價購程序和相關作業事項，依下列規定辦理：
(一)相關業務承辦人員因應業務所需，依年度研究計畫提案價購者，應納 入所屬單位年度預算辦理。
(二)符合本處藏品徵集條件、且取得過程合於現行法令規定之計畫價購文 物，相關研究或典藏人員應先進行評估作業，並提請召開本處典藏審 議會審查。
(三)經本處典藏審議會審查通過及機關首長核定後，依政府採購法及相關規 定辦理購藏。
(四)價購之典藏品經驗收程序後，應依本處規定辦理典藏品財產登錄及相 關入藏作業。
(五)價購流程圖如附件四。
五、其他機關依正式程序交付本處託管或借予本處之作品，視如本處藏品，依本要點管理之。
陸、藏品入藏
一、作品經典藏審議會審議入藏者，經陳報首長核定後二十八個工作天內，完 成入藏作業。
二、凡核定入藏者，填寫「藏品入藏登錄單」（附件五）及「藏品基本資料卡」（附件六），進行藏品影像拍攝，詳實記錄與保存符合藏品收藏管理需要之 資料，並將資料登錄於藏品清冊與典藏管理系統。藏品資料依種類分立專 冊，以利清點與查考。
三、藏品入藏，應依入藏之先後順序分類編號。編號以一件一號為原則，若為 兩件以上之成組藏品，編號仍為一件一號，輔以部件號說明，以主件號及部件號表示整組件數之起迄號碼。藏品編碼方式依「國立中正紀念堂管理處藏 品登錄編碼原則」（附件七）辦理。 藏品如拍攝數位化影像檔，另依「國立中正紀念堂管理處數位檔案編碼原則」(附件八)對每一件數位檔案進行編碼。
四、通過審議核定入藏且完成鑑價之藏品，依財產相關規定辦理登帳及管理。
柒、庫藏管理
一、藏品應予分類管理，按材質分置庫房架櫃適當位置，並於架櫃上標註藏品 儲位。藏品材質屬性或特殊狀況應施以特別包裝者，經評估後應予以妥慎 包裝存放，以免損傷。
二、典藏人員每年配合綜合規劃組盤點期程，會同監視單位（例如主計單位） 人員定期盤點或不定期抽點，盤點紀錄應陳報首長核備。資料如有錯誤， 應簽報首長核准後更正。
三、典藏人員定期檢視重要藏品狀況，其他藏品則採取不定期檢視，製作紀錄 作為修護、註銷與調整蒐藏範圍之依據。
四、首長、研究典藏組主管與典藏人員有職務異動時，應製作交接清冊確實交 接。
五、未盡事宜依「國立中正紀念堂管理處典藏庫管理作業要點」辦理。
捌、藏品註銷處置
一、「註銷」意指將藏品資料從藏品系統中永久除去的手續。「處置」則指藏品 註銷後的處理方式。
二、註銷條件：本處藏品如有下列情形之一者，得辦理註銷：
(一)不符合本處蒐藏範圍。
(二)因時日久遠變質破損不堪使用、遭竊、遺失、遭遇天災或其他不可抗拒之外力毀損且無法修復，不再具有收藏價值。
(三)一件以上意義相同之藏品，經審議判定不具有重複收藏意義。
(四)藏品已不具備研究、展示及教育價值。 
(五)藏品來源具爭議性，依倫理或法律考量，不適合繼續收藏者。
三、藏品註銷之前，需確定本處可否全權處理，如有限制條件應排除後為之。
四、註銷程序：
(一)申請：由典藏人員填寫「藏品註銷申請單」（附件九）並檢具與此註銷 藏品有關之資料提出申請。
(二)審核：「藏品註銷申請單」經簽會相關單位由首長核定後，召開典藏審 議會，審議核定後提報主管會議核准。
(三)執行：由典藏人員於藏品相關資料系統進行註銷登記。完成註銷登記 後，將藏品註銷之相關資料檔案及處置過程紀錄呈報首長。
(四)存檔：藏品註銷之相關資料檔案及處置過程紀錄應永久留存備查。
五、處置方式：註銷之藏品不得作為私人交換、饋贈之用，需以對本處、社會大眾、學術界最有利之方式處置之：
(一)優先保留於處內充為本處教育、展示或其他用途之用。
(二)交換、贈與、轉移：以其他公立學術機構或博物館為對象。
(三)依相關法令變賣、報廢、銷毁。
六、註銷之藏品若屬本處登帳之財產，財產減損由綜合規劃組依規定程序辦理。 辦理完畢後相關資料影本交由研究典藏組存檔。
七、註銷之藏品若屬保留本處使用之處置，可視保存條件需求，繼續存放於典 藏庫。
玖、藏品提借還藏
一、本處以外各機構基於研究或展示需要，向本處借提藏品者，應以書面為之，並檢送研究或展覽活動計畫（內容至少應包含藏品名稱、數量、期間及保護 措施等資料）向本處申請，經首長核准後，提借單位向本處提交「牆對牆」 藝術品綜合保險單，雙方簽訂合約，始得借出。
二、處內單位為研究或業務需要提借藏品時，應填具「藏品提借申請單」（附件 十），經首長核准後提借，提借期間由提借單位負保管之責。
三、提借期以三個月為限，必要時經首長核准後得延長之。
四、提借申請核准後，研究典藏組應妥為檢視藏品，製作「藏品狀況報告表」（附件十一），作為藏品提領及歸還時，本處相關人員與提借單位核對確認之用。
五、提借單位應派人至本處點交提領藏品，如係委託第三人應出具委託書。提借單位歸還藏品時，應經本處相關人員檢視點交，核對藏品狀況報告表無誤 後，填具「藏品還藏紀錄單」（附件十二）經首長核定後，始完成歸還手續。還藏點交時，如件數不符，或有遺失損毀、變形（質）等情事，均應詳細記 錄，並由提借單位負賠償或修復之責。賠償金額以本處開立之保險額為計價 基礎，提借單位不得異議。
拾、藏品保存維護
一、藏品之保管，應切實進行防止塵垢、霉腐、蟲傷，庫房內應嚴禁煙火及不 當使用電器，並定期作清查、保養與除蟲工作。
二、庫房內應保持空氣之清淨及適當的溫濕度，典藏人員對庫房內之溫濕度應 每日測量作成紀錄，以利藏品保存。
三、藏品如有毀損需修護或重裱者，應由研究典藏組主動簽報，經首長核示後 委由專業人員鑑定。如經鑑定需進行修護者，則委由專業人員來處執行，並於修護完成後驗收還庫。所修護或重裱藏品，於修護前後均應攝照，並作成 修護紀錄呈核存查。
拾壹、附則
一、本要點如有未盡事宜，得視實際需要修訂之。
二、本要點經主管會議通過後，陳請首長核定實施，修正或廢止時亦同。